Bürodienstleistungen: Digital, flexibel und DSGVO‑konform für Ihr Unternehmen

Flexible digitale Bürodienstleistungen im Bild abgebildet

Als Ihre digitale Büroservice-Kraft und virtuelle Assistentin entlaste ich Sie, Valeska Horak, bei Ihren administrativen Aufgaben. Per Remote-Support arbeite ich vollkommen papierlos und bleibe dabei stets verlässlich. Mein Angebot richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen in der Region, die Zeit sowie Kosten sparen möchten, ohne neues Personal einzustellen. Mit über 15 Jahren Erfahrung als Kauffrau für Bürokommunikation (IHK) sowie als zertifizierte Coachin unterstütze ich Sie diskret in der Sachbearbeitung, im Rechnungswesen und im Personalwesen.

Was eine Zusammenarbeit mit mir Ihnen bietet

Sie erhalten volle Entlastung: Ich kümmere mich um Ihre administrativen Abläufe, vom Rechnungswesen bis zur Personalverwaltung.
Flexible Abrechnung: Ich richte mich nach Ihrem Bedarf, egal ob Sie eine Abrechnung nach Stunden, eine Monatspauschale oder projektbasiert wünschen.
Digital und ohne Papier: Ich schaffe effiziente Prozesse, die bei Ihnen keinen zusätzlichen bürokratischen Aufwand verursachen.
Sicher und DSGVO-konform: Ich garantiere Ihnen einen vertraulichen Umgang mit sensiblen Daten sowie eine sichere Kommunikation.
Schnittstelle zum Steuerberater: Ich bediene Programme wie DATEV, Lexoffice oder sevDesk.
Schneller Start: Dank bewährter Onboarding-Prozesse integriere ich mich innerhalb kürzester Zeit in Ihre Betriebsabläufe.

Diese Tätigkeiten übernehme ich für Sie

Vorbereitende Buchhaltung: Ich kümmere mich um das Kontieren von Belegen sowie die Prüfung und Verbuchung Ihrer Rechnungen.
Rechnungswesen und Zahlungsverkehr: Ich erstelle Ihre Ausgangsrechnungen, behalte die Zahlungen im Blick und gleiche diese aus.
Mahnwesen und Forderungen: Ich versende strukturierte Zahlungserinnerungen und übernehme das Management von Eskalationen.
Sachbearbeitung: Ich führe Ihren Schriftverkehr, bereite Verträge vor und verwalte Ihre wichtigen Dokumente.
Digitale Ablage und DMS: Ich sorge für eine ordentliche Dokumentenverwaltung, damit alle Unterlagen sofort auffindbar sind.
HR-Administration: Ich koordiniere Bewerber, führe Personalakten, begleite On- und Offboarding und bereite die Löhne vor.
Datenpflege: Ich aktualisiere Ihr CRM, erstelle Auswertungen in Excel und unterstütze Sie bei der Datenmigration.

Grafik zeigt flexible digitale Bürodienstleistungen

So starten wir unsere Zusammenarbeit

Transparenz und klare Strukturen bilden die Basis meiner Arbeit. Der Ablauf sieht meistens so aus:

Analyse und das erste Beratungsgespräch

In einem unverbindlichen Telefonat oder Videocall besprechen wir Ihre Wünsche, damit wir das Arbeitsvolumen sowie die Tools und Datenschutzregeln klären können. Darauf aufbauend erstelle ich ein passgenaues Angebot für Sie.

Onboarding und die Einrichtung Ihrer Zugriffe

Ihre Systemzugänge wie Lexoffice, sevDesk, DATEV oder CRM richte ich ein, wobei ich die Berechtigungen festlege und eine digitale Ablage schaffe. Sensible Daten übertrage ich dabei absolut sicher und DSGVO-konform.

Aufgabenübernahme und ein regelmäßiger Austausch

Sie erhalten von mir regelmäßige Statusberichte, etwa wöchentlich oder monatlich. Wir kommunizieren per E-Mail, Telefon oder über Tools wie MS Teams und Zoom – auf Wunsch auch via Ticket-System.

Übergabe und die Kooperation mit Ihrem Steuerberater

Ich bereite alle Unterlagen so vor, dass Ihr Steuerberater diese direkt weiterverarbeiten kann – inklusive DATEV-Export, nötiger Auswertungen und der korrekten Belegablage.

Anpassung und Skalierung

Sobald die Prozesse laufen, suche ich nach Wegen zur Verbesserung, automatisiere Routineaufgaben und passe meine Unterstützung flexibel an Ihr wachsendes Unternehmen an.

Welche Unternehmen profitieren von meinem Service?

Kleine und mittlere Unternehmen, die ihre administrativen Aufgaben gerne an Experten auslagern möchten.
Startups und Gründer, die von Beginn an auf strukturierte und digitale Prozesse setzen wollen.
Betriebe, die keine eigene Buchhaltung oder Personalabteilung vor Ort unterhalten.
Dienstleister, Handwerker und Kanzleien, die auf ein zuverlässiges Rechnungswesen angewiesen sind.
Ich bin deutschlandweit für Sie da – unter anderem in Sankt Leon-Rot, Walldorf, Wiesloch, Bruchsal, Speyer und Schwetzingen.

Software, Datensicherheit und der Schutz Ihrer Daten

Verwendete Programme und Werkzeuge

Zu meinem Standard gehören DATEV, Lexoffice und sevDesk. Zudem nutze ich CRM- sowie Office-Programme wie Excel, Google Workspace oder MS 365, wobei die Auswahl nach Ihren Wünschen und der Kompatibilität erfolgt.

Sicherheit Ihrer Daten und Datenschutz

Meine Arbeitsweise orientiert sich strikt an der DSGVO: Ich führe Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten und schließe bei Bedarf die nötigen Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) mit Ihnen ab.
Die gesamte Kommunikation und der Dateitransfer erfolgen verschlüsselt; Cloud-Speicher sind durch strikte Zugriffskontrollen geschützt.
Diskretion ist für mich eine Selbstverständlichkeit – besonders wenn es um vertrauliche Personal- und Finanzdaten geht.

Ihre Kosten und die Abrechnungsmodelle – flexibel gestaltet

Je nach Ihrem Bedarf stehen verschiedene Modelle zur Auswahl:

Stundenbasis: Ideal für punktuelle Unterstützung oder wenn Sie kurzfristige Projekte haben.
Monatspauschalen: Die passende Wahl für regelmäßige Aufgaben mit einem festen Leistungsumfang.
Projektpreise: Ein Festpreis für einmalige Aufgaben wie Prozessumstellungen oder Migrationen.

Gerne erstelle ich Ihnen nach unserem Erstgespräch ein Angebot.

Ihr Weg zu mehr Entlastung

Durch Unterstützung sparen Sie Zeit und Kosten, ohne eine Bindung an neues Personal einzugehen. Nachdem ich Ihre Situation analysiert und die Sparpotenziale aufgezeigt habe, erstelle ich Ihnen ein faires Angebot.

Kontaktieren Sie mich noch heute: schnell, diskret und verlässlich – als Ihre digitale Bürokraft für reibungslose Abläufe.