Digitaler Büroservice & Virtuelle Assistenz – Valeska Horak

Module und Leistungen für Ihren Bedarf

Mein digitaler Büroservice passt sich flexibel an Ihre Wünsche an. Dies umfasst einzelne Aufgaben, wiederkehrende Teilbereiche oder die komplette administrative Entlastung. Sie erhalten Pakete, die sich schnell skalieren lassen.

Rechnungswesen & Buchhaltungsservice

• Belegkontierung und -prüfung in der vorbereitenden Buchhaltung
• Verbuchen, Rechnungsstellung und Zahlungsverkehr
• Mahnwesen und Forderungsmanagement
• Liquiditätsübersichten und monatliche Auswertungen
• Schnittstelle zum Steuerberater via DATEV, Lexoffice oder sevDesk

Digitale Büroorganisation & Sachbearbeitung

• Datenpflege in CRM‑ und Excel‑Systemen
• Digitale Ablagestruktur und Dokumentenmanagement
• Angebotserstellung, Schriftverkehr und Nachverfolgung
• Kalendermanagement, Terminorganisation und Fristenüberwachung
• Abläufe für papierlose, effiziente Prozesse optimieren

Vertrauliche HR-Unterstützung im administrativen Bereich

Die Personaladministration erfordert Sorgfalt sowie ein DSGVO‑konformes Vorgehen. Ich übernehme die administrative HR‑Betreuung komplett, damit Sie den Fokus auf Ihr Kerngeschäft richten können.

Administrative Personalverwaltung

• Digitale Führung und Pflege von Personalakten
• Vertragsvorbereitung und -verwaltung
• Vorbereitung von Lohn- und Gehaltsdaten für die Lohnbuchhaltung
• Kommunikation mit Sozialversicherungsträgern, Behörden und Krankenkassen
• Verwaltung von Checklisten sowie Onboarding und Offboarding

Bewerbermanagement & Recruiting

• Veröffentlichung und Ausschreibungsvorbereitung
• Vorauswahl und Sichtung von Bewerbungsunterlagen
• Feedbackprozesse und Koordination von Interviews
• Unterstützung bei Vertragsabsprachen sowie beim Auswahlprozess

Ihr Nutzen als Unternehmen

Gewinnen Sie durch meinen digitalen Büroservice eine externe Fachkraft, ganz ohne Arbeitgeberpflichten oder lange Einarbeitungszeiten. Die Vorteile im Überblick:

• Kosteneffizienz: Keine Lohnnebenkosten, keine Urlaubs‑ oder Krankheitsvertretung
• Skalierbarkeit: Die Leistungen lassen sich bei Bedarf hoch- oder runterfahren
• Schnellere Einarbeitung durch standardisierte Prozesse
• Papierlose Abläufe, DSGVO‑konforme Prozesse und verschlüsselte Kommunikation
• Klare Schnittstellen zum Steuerberater für eine transparente Zusammenarbeit

Beispiele für Einsparungen

• Auslagerung wiederkehrender Aufgaben zur Reduzierung interner Verwaltungskosten
• Weniger Leerlauf: Zeit für strategische Themen durch fokussierte Arbeitsweise
• Zeitersparnis bei der Dokumentensuche durch die Implementierung digitaler Ablagen

So arbeiten wir zusammen

Transparente Prozesse und eine effiziente Einarbeitung bilden die Basis für unsere Kooperation. So starten wir:

Ihr Start in 5 Schritten

1. Erstgespräch ohne Kosten: Zieldefinition und Bedarfsermittlung
2. Analyse der Prozesse: Sichtung von Tools, Schnittstellen und bestehenden Abläufen
3. Testphase & Einarbeitung: Übergabe sowie abgestimmte Arbeitsproben
4. Regelbetrieb: Einhaltung der vereinbarten SLAs
5. Regelmäßige Abstimmungsmeetings zur kontinuierlichen Optimierung

Tools & Kommunikation

• Status‑Updates via Instant Messaging oder per E‑Mail
• Nutzung von DATEV, Lexoffice, sevDesk, Google Workspace oder Microsoft 365
• Sichere Cloudlösungen für die Dateiablage mit Verschlüsselung
• Verfolgung der Aufgaben via Reports und geteilten To‑Do‑Listen

Einsatzorte & Branchen

Mein Service ist für viele Unternehmensgrößen und Branchen passend. Ich arbeite bundesweit remote und unterstütze Betriebe lokal in Regionen um:

• Sankt Leon‑Rot
• Walldorf
• Wiesloch
• Bruchsal
• Speyer
• Schwetzingen
• und viele weitere Städte deutschlandweit

Zielgruppen

• Kleine und mittlere Unternehmen (KMU)
• Dienstleister, Agenturen und Handwerksbetriebe
• Startups mit einem Bedarf an flexibler Büroorganisation
• Unternehmen, die HR oder ihre Buchhaltung auslagern möchten

Preise nach Bedarf

Faire und transparente Preise, die auf Ihren Bedarf abgestimmt sind. Eine Abrechnung erfolgt auf Stundenbasis, projektbezogen oder als monatliches Servicepaket.

Optionen zur Abrechnung

• Stundenbasis: Passend für Projektarbeit oder sporadische Unterstützung
• Monatspakete: Feste Kontingente für Aufgaben, die wiederkehren
• Projektpreise: Pauschalpreise für klar definierte Leistungen
• Anpassung der Pakete bei saisonalen Schwankungen bleibt flexibel

Schnittstellen & Rechnungen

• Leistungsdokumentation und übersichtliche Rechnungsstellung
• DATEV‑Schnittstellen für die direkte Übergabe an den Steuerberater
• Möglichkeit der Integration von sevDesk und Lexoffice