FAQ – Digitaler Büroservice & Virtuelle Assistenz (Valeska Horak)

Der Start ist flexibel: In der Regel ist ein erster Onboarding-Call innerhalb von 1–2 Wochen möglich. Die Einarbeitungszeit hängt vom Umfang und der Komplexität der Aufgaben ab – für überschaubare Aufgaben (z. B. Rechnungsstellung, Terminorganisation) sind 3–5 Arbeitstage realistisch; für komplette Buchhaltungsprozesse oder HR‑Prozesse kann die Einarbeitung 2–4 Wochen benötigen. Während der Einarbeitung werden Prozesse dokumentiert, Zugänge geprüft und Übergabe-Checklisten erstellt, damit ein reibungsloser Betrieb gewährleistet ist.

Beides ist möglich. Leistungen sind modular und können einzeln, kombiniert oder als fortlaufender Service gebucht werden. Typische Optionen:

• Stundenbasierte Unterstützung (ad hoc oder regelmäßig)
• Monatliche Retainer für definierte Aufgaben (z. B. Buchhaltung + Mahnwesen)
• Projektbezogene Pauschalen (z. B. Migration auf digitales Ablagesystem)

Die Empfehlung erfolgt nach einer kurzen Bedarfsanalyse, damit Sie nur für benötigte Leistungen zahlen.

Belege werden papierlos über vereinbarte Kanäle übermittelt (z. B. Scan-to-Cloud, E‑Mail-Upload, direkte Schnittstelle zu Lexoffice/sevDesk). Nach Eingang erfolgt digitale Erfassung, Kontierung und Ablage in einer strukturierten Ordner‑ bzw. DMS-Struktur. Kunden erhalten auf Wunsch Statusmeldungen und monatliche Belegjournale zur Transparenz.

Die Übergabe wird DATEV-kompatibel und DSGVO-konform vorbereitet. Je nach System (DATEV, Lexoffice, sevDesk) werden Exporte, Buchungslisten oder direkte Schnittstellen genutzt. Bei Bedarf gibt es Übergabegespräche mit dem Steuerberater, damit Kontenrahmen und Abläufe abgestimmt sind.

Umfangreiches administratives Recruiting: Stellenausschreibungen vorbereiten und veröffentlichen, Bewerbungen sichten, Vorauswahl treffen, Interviews koordinieren, Rückmeldungen versenden und strukturierte Kandidatenlisten pflegen. Auf Wunsch Unterstützung bei Referenzabfragen und Terminorganisation für Assessment-Prozesse.

Digitale Personalakten werden DSGVO-konform angelegt und gepflegt (vertragsrelevante Dokumente, Zeugnisse, Änderungsnachweise). Für die Lohn‑ und Gehaltsabrechnung werden alle relevanten Daten gesammelt, geprüft und als vorbereitete Übergabedateien an das Lohnbüro oder den Steuerberater übergeben.

Zugriffsrechte werden nach dem Need-to-know-Prinzip vergeben. Empfohlene Vorgehensweise: Nutzung von Benutzerkonten mit beschränkten Rechten oder zeitlich begrenzten Zugängen, Einsatz von Passwort-Managern und Verschlüsselung bei sensiblen Übertragungen. Zugangsdaten werden nicht lokal gespeichert, sondern sicher verwaltet; Änderungen und Zugriffsvorgänge werden protokolliert.

Datenaufbewahrung erfolgt nach gesetzlichen Vorgaben und nach individueller Vereinbarung. Regelmäßige Backups, redundante Speicherung und verschlüsselte Archivierung gehören zum Standard. Aufbewahrungsfristen für Buchhaltungsunterlagen werden eingehalten; Löschkonzepte richten sich nach DSGVO und internen Vereinbarungen.

Preise richten sich nach Leistungspaket, Aufwand und gewünschtem Service-Level. Gängige Modelle:

• Stundensatz für flexible, unregelmäßige Aufgaben
• Monatlicher Retainer für wiederkehrende Leistungen
• Pauschale für Projektarbeiten (z. B. Umstellung auf digitales DMS)

Abrechnung erfolgt transparent mit Leistungsaufstellung. Auf Wunsch werden Budgets/Monatsvolumina vereinbart, um Planungssicherheit zu schaffen.

Vertragskonditionen sind flexibel: Kurzfristige Projektaufträge ohne lange Bindung sowie monatliche Vereinbarungen mit definierten Kündigungsfristen sind möglich. Für dauerhafte Retainer werden faire Kündigungsfristen vereinbart; oft ist eine 1‑monatige Probephase sinnvoll, um Prozesse einzuspielen.