Ihr zuverlässiger digitaler Büroservice & virtuelle Assistenz
Willkommen bei Valeska Horak – Ihre externe Bürokraft für kleine und mittelständische Unternehmen. Als erfahrene virtuelle Assistentin übernehme ich spürbar Ihren administrativen Alltag, damit Sie sich voll auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können. Ob Büroservice, Bürodienstleistungen, administrative Büro Unterstützung, Sachbearbeitung, digitale Büroorganisation, Buchhaltungsservice oder HR-Unterstützung – ich biete alles aus einer Hand, 100 % remote, papierlos und flexibel. Mit mir sparen Sie Zeit, Nerven und Kosten, ohne feste Mitarbeiter einstellen zu müssen.
Meine Dienstleistungen sind speziell für Unternehmer wie Sie konzipiert: Pragmatisch, effizient und immer auf den Punkt. Keine langen Verträge, keine Fixkosten – nur tatsächliche Arbeitsstunden. Lassen Sie uns gemeinsam Ihre Prozesse optimieren und Ihr Unternehmen nachhaltig entlasten.
Mein umfassendes Leistungsspektrum – Ihr kompletter Backoffice-Service
Vorbereitende Buchhaltung & Rechnungswesen
Als Ihr Buchhaltungsservice übernehme ich die vorbereitende Buchführung, damit alles nahtlos an Ihren Steuerberater übergeben werden kann. Das umfasst:
- Vorbereitende Buchführung mit Kontierung von Belegen und Buchungssätzen
- Erstellung von Ausgangsrechnungen nach Ihren Vorlagen
- Prüfung und Verbuchung von Eingangsrechnungen
- Ausführung von Zahlungen und Überwachung des Zahlungsverkehrs
- Mahnwesen und Überwachung von Zahlungseingängen
- Erstellung von Statistiken, Auswertungen und monatlichen Berichten
- Direkte Kommunikation und Schnittstelle zu Ihrer Steuerberatung
- Vorbereitung der Umsatzsteuervoranmeldung und weiterer Finanzberichte
Durch meine Expertise in Tools wie DATEV, Lexoffice oder sevDesk sorge ich für eine reibungslose Finanzbuchhaltung und helfe Ihnen, Kosten zu senken und Fristen einzuhalten.
Sachbearbeitung & Digitale Büroorganisation
Im Bereich Sachbearbeitung und administrative Büro Unterstützung entlaste ich Sie von Routineaufgaben, damit Ihr Alltag effizienter wird. Meine Leistungen umfassen:
- Pflege von Stammdaten in CRM-Systemen oder Excel
- Tabellenpflege in Excel mit Analysen, Formeln und Automatisierungen
- Ablagemanagement und Digitalisierung von Dokumenten
- Dokumentenmanagement mit strukturierter Ablage in Cloud-Systemen
- Schriftverkehr Management und Korrespondenzservice
- Erstellung von Reports, Präsentationen und Statistiken
- Terminmanagement, Reiseplanung und weitere Büroarbeiten
- Prozessorganisation für digitale Geschäftsabläufe
Als Digitale Online Assistenz mache ich Ihr Büro papierlos und nachhaltig – mit Fokus auf Datenpflege, Mahnwesen und effizientem Office-Support.
HR-Unterstützung & Bewerbermanagement
Als Ihre externe HR-Unterstützung übernehme ich alle administrativen Personalaufgaben, inklusive Recruiting Service. Das beinhaltet:
- Vorbereitung und Erstellung von Arbeitsverträgen nach Vorlage
- Führen und Pflegen elektronischer Personalakten
- Bewerbermanagement mit Sichtung und Analyse von Bewerbungen
- Recruiting: Einfordern fehlender Unterlagen und erste Vorauswahl
- Vorbereitung der Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung
- Personalverwaltung mit Urlaubs- und Krankheitslisten
- Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern
- Kommunikation mit Behörden und Krankenkassen
Als Business Assistenz in: Sankt Leon-Rot, Malsch, Kronau, Walldorf, Rauenberg, Bad Schönborn, Reilingen, Wiesloch, Mühlhausen, Östringen, Dielheim, Nußloch, Neulußheim, Waghäusel, Hockenheim, Sandhausen, Ubstadt-Weiher, Hambrücken, Altlußheim, Oberhausen-Rheinhausen, Leimen, Angelbachtal, Forst, Philippsburg, Oftersheim, Ketsch, Graben-Neudorf, Schwetzingen, Gaiberg, Zuzenhausen, Karlsdorf-Neuthard, Plankstadt, Meckesheim, Mauer, Bammental, Bruchsal, Speyer, Eppelheim, Kraichtal und Brühl helfe ich Ihnen, qualifizierte Mitarbeiter zu finden und Ihre Personalunterlagen immer auf dem neuesten Stand zu halten – alles remote und DSGVO-konform.
Über mich – Valeska Horak
Ich bin Valeska Horak, Gründerin von „Valeska Horak – digitale Bürodienstleistungen“. Als erfahrene Kauffrau (IHK) und Coach unterstütze ich seit über 15 Jahren kleine und mittelständische Unternehmen bei der Optimierung ihrer administrativen Prozesse. Mein Fokus liegt auf Rechnungswesen, Sachbearbeitung und HR – immer pragmatisch, schnell und zuverlässig.
Privat: Verheiratet, geboren 1981 in Stuttgart, Mutter einer Tochter. Ich bin eine absolute Pragmatikerin, Teamplayerin und Netzwerkerin. Als aktives Mitglied bei BNI baue ich langfristige Partnerschaften auf und bilde mich kontinuierlich weiter.
Meine Qualifikationen
- Kauffrau für Bürokommunikation (IHK)
- Zertifizierter Coach (DCV)
- QMB ISO 9001 & interne Auditorin
- Experte für DATEV, MS Office, Google Workspace
- Fortbildungen in Datenschutz, Steuerrecht und Digitalisierung
Meine Stärken: Schnelles Verständnis für neue Themenfelder, höchste Diskretion und eine lösungsorientierte Arbeitsweise.
Warum externe Bürodienstleistungen mit mir?
Aktuelle Partner & Kundenstimmen
„Valeska hat unsere Buchhaltung revolutioniert – alles ist jetzt digital und immer griffbereit.“
— Martina R., Handwerksbetrieb
„Durch ihre HR-Unterstützung haben wir in Rekordzeit neue Mitarbeiter gefunden.“
— Thomas M., Ingenieurbüro
„Absolute Entlastung – und das bei voller Transparenz und Zuverlässigkeit.“
— Stefan K., IT-Dienstleister
Bereit für weniger Chaos und mehr Freiraum?
Kontaktieren Sie mich jetzt – das erste Beratungsgespräch ist kostenfrei und unverbindlich. Lassen Sie uns gemeinsam Ihre Bedürfnisse besprechen.